|
Oplossingen | Roostermanagement | Meer dan roosteren alleen
SYBES is een kwaliteitssysteem. Dat wil zeggen dat het proces van roosteren niet als een op zichzelf staand registratief proces wordt opgevat, maar wordt gezien als belangrijk onderdeel van een cyclisch proces van begroten, budgetteren, plannen, realiseren en recapituleren. Daarbij worden de outputcijfers gebruikt als sturingsinformatie gericht op verhoging van de effectiviteit van de personeelsinzet en daarmee verbetering van de bedrijfsvoering.
1. De begroting
2. De Budgettering
3. Plannen
4. Realiseren
5. Recapituleren
6. Sturingsinformatie
1. De begroting
De begroting wordt binnen het systeem SYBES vormgegeven door op het niveau van afdelingen en teams een gespecificeerde urenbegroting vast te leggen.
Uitgangspunt daarbij vormt de netto taakstelling voor de afdeling of het team.
Aan de hand van een toetsingsnorm kan het systeem aangeven in hoeverre met de beschikbare begrotingsformatie, gegeven de gewenste c.q. vereiste reserveringen voor de vervanging bij afwezigheid, de netto taakstelling kan worden uitgevoerd.
Eventuele knelpunten in termen van uren en diensten worden als “Analyse netto inzetbaarheid” in beeld gebracht.
De voor het team of de afdeling berekende toeslagen voor de opvang van bepaalde vormen van afwezigheid zoals ziekte, verlof, opleidingen etc. zijn uiteraard vrij instelbaar en definieerbaar en worden gespecificeerd in uren per week in beeld gebracht.
|
2. budgettering
Met gebruikmaking van de begrotingsgegevens kan op eenvoudige wijze een budget per periode voor de afdelingen of teams worden berekend en vastgelegd. Het systeem bouwt daarmee automatisch op de achtergrond een jaarbudget op. Desgewenst kan voor incidentele doelen per werkperiode een extra urenbudget worden toegevoegd.De realisering van uren voor netto taakstelling en opvang van afwezigheid kan natuurlijk per werkperiode verschillen.
Zo zal er in de vakantieperiode meer verlof worden opgenomen, terwijl in andere perioden sprake kan zijn van een verhoogd ziektepercentage of een verhoging van de netto taakstelling.
Teneinde dit aan te sturen kan de gebruiker een realistische prognose voor de tijdbesteding van de medewerkers vastleggen gedurende de opeenvolgende werkperioden van het jaar (jaarplan). Bij dit proces worden de effecten van aanpassingen zowel op het periodebudget als op het jaarbudget automatisch in beeld gebracht. Er kan dus altijd worden gewerkt met een sluitende begroting.
|
3. Plannen
Het jaarplan voor de urenbesteding kan worden gebruikt als kader voor de planning van de personele inzet. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld de planning van het verlof, opleidingen etc. worden vastgelegd in de agenda van het systeem en het dienstenpatroon voor de opvolgende perioden binnen die kaders wordt vastgelegd.
Bij het genereren van de dienstroosters voor de medewerkers worden deze gegevens gebruikt om een op het jaarplan afgestemde planning te realiseren.
|
4. Realiseren
Uiteraard kan de noodzaak zich voordoen om tussentijds in te grijpen in het geplande rooster. Daarbij kunnen verschillende oorzaken aan de orde zijn.
Er kan sprake zijn van plotseling niet voorzien verzuim van medewerkers, een noodzaak om tussentijds extra inzet van medewerkers te realiseren, enzovoorts.
Binnen het informatiesysteem SYBES worden deze mutaties in de agenda en de roosters verwerkt via een interactief programma, waarbij de gebruiker door middel van geavanceerde hulpmiddelen deze mutaties kan aanbrengen.
De daarmee samenhangende vaak complexe wijzigingen van gegevens worden door het programma automatisch in de administratie als totaal verwerkt.
|
5. Recapituleren
Na afloop van de werkperiode wordt het rooster voor die periode afgesloten. Eventueel worden de incidentele betalingen berekend en uitgevoerd naar de salarisadministratie.
Daarbij worden ook de realiseringscijfers voor de urenbesteding (periodetotalen) berekend.
Deze gegevens worden automatisch doorgevoerd naar het in het systeem vastgelegde jaarplan.
Daarmee worden vervolgens ook automatisch de effecten van de realisering op het budget in beeld gebracht, zowel voor de betrokken periode als voor het hele jaar.
|
6. Sturingsinformatie
De per af te sluiten periode beschikbare gegevens hebben voor de meeste organisaties een belangrijke functie. Zo kan afhankelijk van de afspraken met het betreffende team (contractmanagement) een overschrijding of onderuitputting van het jaarbudget aanleiding kunnen geven om het plan voor de urenbesteding voor de rest van het jaar (jaarplan) daarop aan te passen zodat uiteindelijk binnen de jaarbudgetten kan worden gewerkt.
Daarnaast hebben deze gegevens ook een meer beleidsmatige betekenis. Er ontstaat een voortschrijdend inzicht in de feitelijk besteding van personele middelen (manuren), niet alleen aan de taakstelling van de organisatie en haar onderdelen, maar ook aan de opvang van afwezigheid van de medewerkers. Dit inzicht leidt in eindeffect tot een bewuste sturing van afwezigheid van medewerkers, ook op het laagste niveau binnen de organisatie.
Daarbij kunnen de medewerkers ook direct worden betrokken, zodat een veel groter commitment van die zijde mag worden verwacht.
Tenslotte geeft de daarmee beschikbare informatie de mogelijkheid om ook meer structurele maatregelen met betrekking tot begroting en budget op een verantwoorde wijze vorm te geven. De daartoe vereiste instrumenten zijn standaard in het pakket opgenomen.
|
|
Roostermanagement
Oplossingen
Branches