|
Administratieve Processen | Facturering
Het subsysteem facturering bestaat uit een automatisch door het programma op te bouwen hoofdbestand (nota’s) met een aantal gerelateerde gegevenstabellen en een speciaal voor de automatische incasso te gebruiken applicatie die een voor de communicatie met de bank bestemd CLIOP03 bestand aanmaakt. Daarnaast kent dit subsysteem een aantal producten die voor de facturering van belang zijn, te weten:
Het uitvoeren van nota’s .
De gebruiker kan hier de periode aangeven waarvoor de nota's moeten worden verstuurd. Het systeem zal automatisch de nota’s vervaardigen voor alle peuters die in de loop van de geselecteerde periode geplaatst zijn geweest.
De nota’s worden uitgevoerd per factuuradres. Dat wil zeggen dat indien meer kinderen eenzelfde factuuradres hebben, bijvoorbeeld in het geval er meerdere kinderen van een gezin geplaatst zijn, de betalingsgegevens worden samengebracht op één nota.
Bij het uitvoeren van de nota’s detecteert het systeem of voor een bepaalde peuter reeds eerder inschrijfgeld is gefactureerd. Indien dit niet het geval is wordt automatisch het inschrijfgeld voor de betreffende peuter op de nota opgenomen.
Uiteraard worden slechts nota’s uitgevoerd voor zover in het systeem geen betalingswijze werd vastgelegd die tot automatische incasso leidt. Daarbij worden de tarieven voor de ouderbijdrage gehanteerd die voor de betreffende peuter zijn vastgelegd. De mogelijkheid bestaat om verschillende tarieven voor de ouderbijdrage vast te leggen. Eventueel kan dus ook met inkomensafhankelijke tarieven worden gewerkt.
Het uitvoeren van automatische incasso’s.
Voor het uitvoeren van incasso-opdrachten door de bank is een bestand nodig met een voorgeschreven layout, een zogenaamd CLIOP03 bestand. Via de menukeuze “Uitvoeren van incasso’s” kan een programma worden opgestart dat het genoemde bestand automatisch vervaardigt aan de hand van de in het systeem vastgelegde gegevens.
Ook voor de in het CLIOP03 bestand vastgelegde incasso’s worden in het bestand “Nota’s” automatisch records toegevoegd met factuurgegevens. Daarbij wordt dan ook de datum van ontvangst van de geïncasseerde facturen automatisch ingevuld.
Indien onverhoopt bepaalde incasso’s door de bank worden teruggeboekt kan de gebruiker aan de hand van de rapportage van de bank handmatig de ontvangstdatum van de betreffende posten leegmaken. Daarna kan de voor herinnering etc. geldende procedure worden gevolgd voor de invordering van de betreffende bedragen.
Het registreren van ontvangsten.
Ontvangsten van betalingen van facturen, anders dan via incasso, dienen in het systeem te worden geregistreerd. Daartoe kan met de desbetreffende menukeuze het invoerscherm van het (automatisch opgebouwde) bestand “Nota’s” worden opgeroepen.
De signaallijst openstaande posten.
Uit het systeem kan voor gefactureerde perioden een signaallijst worden uitgedraaid met betrekking tot de openstaande facturen. Deze signaallijst kan worden gebruikt om tijdig vervolgacties te ondernemen zoals het verzenden van herinneringen of het overdragen van vorderingen aan een incassobureau of deurwaarder.
|
Roostermanagement
Oplossingen
Branches